Huishoudelijk reglement

Op 27 januari 2015 is de vereniging Ondernemend Wassenaar (OW) opgericht.
Bij de oprichting is besloten overeenkomstig artikel 21 van de statuten een huishoudelijk reglement op te stellen dat voorziet in de praktische uitwerking van de verschillende statutaire bepalingen. De bepalingen uit dit huishoudelijk reglement zijn verduidelijkingen en aanvullingen op (een deel van) de statuten. Zij vervangen vergelijkbare bepalingen uit de statuten niet. Bij eventuele verschillen of strijdigheid prevaleren de statuten.

Het huishoudelijk reglement is vastgesteld in de bestuursvergadering van … en zal in de eerste algemene ledenvergadering formeel worden geagendeerd ter vaststelling.

A Leden

1. De vereniging staat open voor alle ondernemers en beroepsbeoefenaren in de gemeente Wassenaar die doel en grondslag van de vereniging onderschrijven.
2. Conform artikel 4 van de statuten kent de vereniging gewone leden en ereleden.
3. Gewone leden van de vereniging zijn:
   1. natuurlijke personen of rechtspersonen, die als ondernemer of beroepsbeoefenaar werkzaam zijn in het midden- en kleinbedrijf en beroep uitoefenen in de gemeente Wassenaar en aldaar zijn gehuisvest (volgens de inschrijving bij de Kamer van Koophandel);
   2. natuurlijke personen of rechtspersonen die in Wassenaar bedrijfsmatig activiteiten verrichten, vergelijkbaar met a, zulks ter beoordeling van het bestuur.
4. Het lidmaatschap is persoonlijk en niet vatbaar voor overdracht of overgang. Bij fusie of splitsing van een rechtspersoon gaat het lidmaatschap niet automatisch over op de verkrijgende rechtspersoon.
5. Het lidmaatschap namens een rechtspersoon wordt uitgeoefend door één natuurlijk persoon die de rechtspersoon vertegenwoordigt en als zodanig in de algemene vergadering optreedt.
6. Toelating tot de vereniging wordt verkregen door schriftelijke aanmelding bij het bestuur van de vereniging (per mail of per post). Het bestuur besluit in de eerstvolgende bestuursvergadering over de toelating en (bij een rechtspersoon) de vertegenwoordiging.
7. Bij weigering van toelating als lid door het bestuur staat beroep open op een door de algemene vergadering te benoemen lidmaatschapscommissie. De lidmaatschapscommissie bestaat uit twee leden, zij brengen van hun oordeel op het beroep verslag uit aan de algemene vergadering.

B Einde lidmaatschap

1. Het lidmaatschap eindigt door de dood van het lid. Is een rechtspersoon lid van de vereniging dan eindigt het lidmaatschap wanneer hij ophoudt te bestaan, ook in geval van fusie of splitsing.
2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van een boekjaar, mits schriftelijk (per brief of mail gericht aan het bestuur van de vereniging) en met inachtneming van een opzeggingstermijn van tenminste twee maanden.
3. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging vind plaats als
   1. een lid niet meer aan de statutaire lidmaatschapseisen voldoet, of
   2. redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
4. Opzegging door de vereniging geschiedt schriftelijk door het bestuur, tegen het einde van een boekjaar, met inachtneming van een opzeggingstermijn van tenminste vier weken.
5. Onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap door een lid door opzegging is mogelijk:
   1. indien redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;
   2. binnen een maand nadat een besluit waarbij anders dan geldelijk de rechten van de leden zijn beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard aan een lid bekend is geworden of medegedeeld;
   3. binnen een maand nadat een lid een besluit is medegedeeld tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie.
6. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende boekjaar.
7. Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur en vindt z’n grondslag in handelen door het lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten der vereniging (zoals niet of niet-tijdige betaling van de jaarlijkse bijdrage, ondanks betalingsherinnering) of op onredelijke wijze benadelen van de vereniging.
8. Het lid waarop de ontzetting van toepassing is wordt hiervan ten spoedigste in kennis gesteld en kan binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving in beroep te gaan bij de algemene vergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. Het besluit der algemene vergadering tot gegrond dan wel ongegrond verklaring van het besluit tot ontzetting wordt genomen met een gewone meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.
9. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft de jaarlijkse bijdrage voor het geheel door het lid verschuldigd.
10. Het bestuur kan een lid dat handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt, schorsen voor een door het bestuur te bepalen periode van maximaal zes maanden. Overeenkomstig het bepaalde onder 8 omtrent “beroep” is van overeenkomstige toepassing.

C Verplichtingen van de leden

Anders dan tot betaling van de contributie.

D Activiteiten

De vereniging tracht haar doel te bereiken door:

• het onderhouden van contacten met andere organisaties van ondernemers;
• het onderhouden van contacten en het voeren van overleg met (gemeentelijke en provinciale) instellingen;
• het vertegenwoordigen van de leden in daarvoor in aanmerking komende organen en commissies;
• het houden van vergaderingen;
• het instellen en beheren van fondsen voor speciale doeleinden;
• alle andere middelen, die tot verwezenlijking van het doel kunnen bijdragen.

E Geldmiddelen

1. Ieder gewoon lid is jaarlijks contributie verschuldigd. De contributie wordt jaarlijks bij de behandeling van de begroting vastgesteld door de algemene vergadering.
2. Ereleden betalen geen contributie.
3. De hoogte van de contributie wordt gebaseerd op een staffel waarbij de leden zijn ingedeeld in … klassen op basis van het aantal fte dat het bedrijf volgens opgave van het lid telt. Het bestuur controleert de opgave.

F Begroting en jaarrekening

1. Het bestuur stelt op voorstel van de penningmeester, voorafgaande aan het boekjaar, dat begint op 1 januari, een begroting op, inclusief een voorstel voor de jaarlijkse contributie. De begroting en het contributievoorstel worden vastgesteld/goedgekeurd door de algemene vergadering.
2. Het bestuur stelt na afloop van elk boekjaar dat eindigt op 31 december een (inhoudelijk) jaarverslag en een financieel verslag (jaarrekening) op. De verslagstukken worden ondertekend door alle bestuurders en worden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar voorgelegd aan en besproken in de algemene vergadering. Het financieel verslag wordt vastgesteld/goedgekeurd door de algemene vergadering onder verlening van decharge aan het bestuur voor het gevoerde financieel beleid.
   Het ontbreken van een handtekening van een bestuurder wordt gemotiveerd.
3. Het financieel verslag wordt gecontroleerd door de kascommissie, die de stukken tenminste één maand voor de datum van de algemene vergadering waarop deze worden behandeld, ontvangt.
4. De commissie onderzoekt de stukken en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Het bestuur is verplicht aan de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen en bescheiden te tonen.
5. De kascommissie wordt jaarlijks benoemd door de algemene vergadering en bestaat uit ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken.

G Organen

1. De vereniging kent een bestuur, algemene vergadering en één of meerdere commissies.
2. Het bestuur bestaat uit tenminste drie personen. De algemene vergadering stelt het aantal bestuurders vast. De bestuurders worden door de algemene vergadering benoemd. De bestuurders hoeven geen lid van de vereniging te zijn. Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen tezamen het dagelijks bestuur.
3. Bestuurders worden benoemd voor een periode van drie jaar en zijn één keer herkiesbaar.
4. Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast, zodanig dat in enig jaar maximaal 1/3 van het bestuur aftredend en niet herkiesbaar is.
5. De voorzitter wordt in functie gekozen door de algemene ledenvergadering. De overige leden van het bestuur worden gekozen door de algemene vergadering. De leden van het bestuur verdelen onderling de functies van vice-voorzitter, secretaris en penningmeester.
6. Bestuurders kunnen te allen tijde onder opgaaf van redenen bij besluit door de algemene vergadering, met een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, worden geschorst en ontslagen. De geschorste bestuurder wordt in de gelegenheid gesteld om zich in de algemene vergadering te verantwoorden, desgewenst bijgestaan door een raadsman. Indien ingeval van schorsing de algemene vergadering niet binnen drie maanden daarna tot ontslag besluit, eindigt de schorsing.
7. Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt bovendien toe aan de voorzitter tezamen met de secretaris of de penningmeester, dan wel de secretaris samen met de penningmeester. Het bestuur en/of het dagelijks bestuur kan volmacht verlenen aan één of meer bestuurders, alsook aan anderen, zowel gezamenlijk als afzonderlijk, om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
8. In een bestuursvergadering brengt ieder bestuurslid één stem uit. Besluiten worden in het bestuur genomen met meer dan de helft van het aantal uitgebrachte stemmen.
9. De algemene vergaderingen worden gehouden in de gemeente Wassenaar. De bijeenroeping der algemene vergadering geschiedt door schriftelijke mededeling (dan wel per email op het door het lid opgegeven adres) aan de stemgerechtigden op een termijn van tenminste veertien dagen. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld.
10. De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de vice- voorzitter, en bij diens afwezigheid door de oudst aanwezige bestuurder.
11. De voorzitter bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de algemene vergadering worden gehouden.
12. Stemgerechtigd zijn de gewone leden elk één stem. Ieder die stemgerechtigd is, kan aan een andere stemgerechtigde schriftelijk volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem. Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gevolmachtigde optreden.
13. Het door de voorzitter ter algemene vergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
14. Alle besluiten waaromtrent bij de wet of statuten geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen; bij personen beslist het lot. Indien bij verkiezing tussen meer dan twee personen door niemand een volstrekte meerderheid is verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen, die het grootste aantal stemmen kregen.
15. Commissies zijn bundelingen van leden die gelijkgerichte belangen hebben. Samenstelling, werkwijze en bevoegdheden van de commissies …………….

H Verkiezing voorzitter en leden van het bestuur

1. Tenminste zeven dagen voor de te houden algemene ledenvergadering waarin de verkiezing van de voorzitter en een of meer andere leden van het bestuur aan de orde komt, geeft het bestuur daarvan schriftelijk kennis aan de leden. Het bestuur draagt kandidaten voor. Individuele leden kunnen schriftelijk (tegen)kandidaten voordragen mits gesteund gesteund door tenminste zeven andere individuele leden.
2. De termijn van de voordracht sluit achtenveertig uur vòòr het aanvangstijdstip van de algemene vergadering. Alleen over aldus voorgedragen kandidaten kan worden gestemd.
3. De stemming over personen geschiedt schriftelijk; indien voor een vacature slechts één kandidaat is gesteld kan deze echter zonder stemming verkozen worden verklaard.

I Secretariaat

1. Het bestuur wordt ondersteund door een extern secretariaat.
   Taken van het secretariaat zijn:
   • zorgdragen voor de agenda van het bestuur en de algemene vergadering;
   • verzorgen van uitnodigingen voor vergaderingen;
   • verzorgen van de ledenadministratie en het innen van de contributie;
   • maken van verslagen van bestuursvergaderingen en de algemene vergadering;
   • beheren van website en e-mail account;
   • in- en uitkomende post registreren;
   • fungeren als contactadres voor leden en externen;
   • coördineren externe communicatie (o.a. persberichten).
2. Notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen worden in dezelfde of in de eerstvolgende algemene vergadering vastgesteld. Notulen van de algemene vergadering worden na vaststelling door de voorzitter en secretaris van die vergadering ondertekend.

J Website

1. De vereniging heeft een website en een bijbehorend e-mail-account.
2. De website kent een openbaar deel en een deel dat alleen toegankelijk is voor leden.
3. Verslagen van bestuurs- en algemene vergaderingen zijn voor alle leden toegankelijk via de website.
4. Relevante documenten/dossier worden via de website voor leden ontsloten.